Dokumen-dokumen persyaratan pemohon harus dilengkapi paling lama hari ke 5 (lima) sejak permohonan pelayanan diterima oleh Sistem HT-el. Jika melampaui batas waktu, Kreditor dan/atau PPAT tidak melengkapi berkas, maka permohonan dinyatakan batal. Sementara untuk sebaliknya, maka Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk memberikan persetujuan atas unggahan dokumen persyaratan dan konsep Sertipikat HT-el.
Apabila Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk tidak melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen persyaratan sampai pada hari ke-7 (tujuh) dan hasil Pelayanan HT-el diterbitkan oleh Sistem HT-el, maka dianggap memberikan persetujuan dan/atau pengesahan. Untuk diingat, Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab secara administratif atas hasil pelayanan HT-el.
Pasal 15 ayat (1) Permen HT-el mengatur, hasil Pelayanan HT-el berupa Dokumen Elektronik yang diterbitkan oleh Sistem HT-el, meliputi: a. Sertipikat HT-el; b. catatan Hak Tanggungan pada buku tanah hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun; dan c. catatan Hak Tanggungan pada Sertipikat Hak Atas Tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun.
Notaris dan PPAT, Fessy Alwi dalam rubrik Pakar Bilang Klinik Hukumonline menjelaskan langkah pemerintah menerapkan sistem elektronik dalam pendaftaran Hak Tanggungan merupakan tindak lanjut dari program reforma agraria dengan melakukan legalisasi aset lewat Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL). Menurut Fessy, langkah ini dilakukan pemerintah sebagai salah satu cara untuk menekan problem konflik di sektor agraria.
“Digitalisisi pertanahan adalah langkah lanjutan pasca PTSL. Pemerintah saya lihat berusaha mendigitlasisasi sistem pertanahan kita. Ini dimulai dari 2017. Harapannya nanti semuanya gak perlu face to face lagi,” ujar Fessy.
Menurut Fessy, efektivitas penerapan HT-el salah satunya akan ditentukan oleh sejauh mana pemerintah mensosialisasikan ke publik agar para pihak tidak mengalami kesulitan dalam menerapkan pendekatan HT-el ini. Menurut Fessy, idealnya PPAT dalam prosesnya hanya berperan sampai pada tahap penandatangan akta. Karena setelah itu PPAT akan menyerahkan salinan minuta akta kepada debitor dan kreditor. Sementara akta aslinya disimpan oleh PPAT.
Namun Fessy menyebutkan, sepanjang proses pendaftaran PPAT harus membantu sehingga proses pendaftaran secara online tersebut dapat berjalan secara maksimal dan memastikan semua pihak mengetahui proses yang berlangsung selama 7 hari tersebut. “Pertangung jawaban profesi berada pada aktanya. Sepanjang sesuai prosedur dan tidak ada yang dipalsukan akta kita berkekuatan hukum sempurna sebagai akta otentik,” terangnya.
Secara hukum, Fessy menjelaskan pertanggung jawaban PPAT maupun Notaris hanya sebatas pertanggung jawaban formil, tidak sampai menyentuh pertanggungjawaban materiil. Ia membayangkan kesulitan kerja PPAT jika sampai harus menelisik kebenaran dokumen yang disampaikan oleh klien. Menurut Fessy, hal tersebut berada di luar kapasitas PPAT.
“Mengenai adanya mens rea dan sebagainya itu bukan tanggung jawab kita. Susah juga kalau kita menelisik sampai ke sana,” ungkap Fessy.